最近はペーパーレス化が進み、紙の書類をスキャンして電子保存している事業者の方が増えてきていますが、まだまだ紙の書類を保存している事業者の方も多く存在します。

紙の書類を電子化することについてはメリットとデメリットの両面があるため、今回は書類を電子化することによるメリットとデメリットについてそれぞれ書いていきたいと思います。

書類の電子化とは

書類の電子化とはその名の通り、紙の書類をスキャナーやスマホでスキャンしてPDF等で電子保存することです。

最近はスキャナーの品質も発達してきたため、初心者でも簡単に書類を電子化することができます。

書類電子化の流れ

電子帳簿保存法が2016年に改正され、規制が大幅に緩和されたことにより、領収書等を電子保存する流れが普及しました。

個人事業主の方や法人でも経費の領収書をスキャナやスマホで読み取ったものを保存する流れが進んでいます。

書類電子化のメリット

では、下記で書類を電子化することにより、どのようなメリットがあるのかについて書いていきます。

保管コストの削減

紙の書類を原本で保管している場合、保管スペースの場所代や紙の書類を管理するコストがかかってきます。

書類を電子化することでオフィスから書類がなくなり、キャビネットや保管庫のスペースが要らなくなるため、空いたスペースを他の用途に転用することができます。

紛失リスクの削減

紙で書類を保管している場合、誤って廃棄してしまったり、書類を移動したまま元に戻さなかったりすることによる紛失リスクがあります。

書類を電子化することで誤って捨ててしまったり、どこに移動したのか分からなくなったということがなくなるため、紛失リスクを削減することができます。

書類の共有化

書類を電子化することにより、データが大量にあったとしても、クラウド上にデータを保存できるため、デバイスと問わず、誰でも即座に書類を閲覧することができます。

書類を保管庫から探す手間も減りますし、同じ書類を同時に複数人で利用することもできます。

書類電子化のデメリット

上記で書類を電子化することによるメリットを書きましたが、書類を電子化することにはデメリットもあります。

下記で書類を電子化することるデメリットについて書いていきます。

書類を電子化する手間、コスト

書類を電子化するためには、スキャナやスマホのカメラで書類の電子化を行っていきますが、書類の量が膨大になるほど、スキャンする時間やスマホで写真を撮る手間がかかります。

性能のいいスキャナを購入すればスキャンする時間を短縮することができますが、スキャナ自体の購入金額もそれなりにかかってくるので、書類を電子化することによるコストの負担が重くなります。

書類を電子化するためのルール

書類を電子化する際には、要件を満たしたもの以外は原本を保管しなければいけないため、書類の電子化についてはルールづくりをする必要があります。

また書類を電子化した後も、社内で検索がしやすいように、データの保管場所やフォルダの階層分け等の社内ルールを制定する必要があります。

さいごに

書類の電子化を行うことにより保管コストの削減等、様々なメリットがあるため、個人的には書類の電子化を導入した方がよいと考えていますが、上記で記載した通り、紙の書類が膨大にある場合、完全に電子化するまでに膨大な労力とそれに伴う人件費がかかります。

社内で完全に電子化を進めるのではなく、アウトソーシングできる部分は外注しても良いと思うので、自社にあった方法で少しずつ電子化を進めればいいと思います。